Jaká je nomenklatura v kancelářské práci?

Abyste řádně vykonávali práci v kanceláři, potřebujete vědět, co je to nomenklatura. Podle definice je nomenklatura seznamem dílů, materiálů a konstrukcí, které byly výrobou používány, sestavené podle určitého systému. Při sestavování takového seznamu je každému z uvedených materiálů přidělen kód čísel, písmen nebo alfanumerická kombinace - číslo nomenklatury.

V případovém řízení je nomenklatura případů seznamem obchodních dokladů (nebo případů) systematizovaných v obsahu, které jsou vypracovány v průběhu práce organizace. Nomenklatura určuje, jak dlouho má být papír uložen a v jakém pořadí se má zaregistrovat. Například na středních školách (gymnáziích) školní časopisy uchovává ředitelka školy dalších 5 let po ukončení studia.

Hlavní funkce

Hlavním úkolem při sestavování nomenklatury případů je, aby práce správního aparátu byla dokonalejší a produktivnějąí, aby se zbavil byrokracie. Rychlé a kvalitativní řešení mnoha problémů, činnost celé organizace často závisí na pořadí, v jakém jsou dokumenty uloženy, na tom, jak snadno je lze nalézt na požádání, na tom, jak kompetentně jsou klasifikovány a systematizovány. Správná klasifikace umožňuje nejen rychlé zpracování dokumentů, ale také usnadňuje práci s archivy a archivy.

Podívejme se na příklady toho, co je nomenklatura případů a v jakých oblastech je nejúčinnější.

• Systematizace dokumentů - kdy byly dokumenty použity v každém případě (vypracování smluv, uzavření transakcí, dokončení trestního případu, plánování zprávy oddělení apod.) A poté z aktivního použití vyplynulo podle nomenklatury, jsou uloženy v organizacích v určitém pořadí . To platí jak pro papírové dokumenty, tak pro elektronické dokumenty uložené v databázi počítače.
• Obsah informací o tom, jak dlouho dokument zůstává, jak dlouho to může být efektivní. Každý případ zařazený do nomenklatury má své specifické podmínky pro uchování dokumentů obsažených v nomenklatuře. Čím je cennější a důležitější dokument, tím delší bude trvat. Tedy, při práci s dokumenty ve věci, okamžitě vyhodnotit je - druh hodnotové zkoušky. Pomáhá a pracuje s obchodem.
• Zajištění indexování případů. Nomenklatura případu se často používá při registraci dokumentů a nomenklaturní index případu se stává nedílnou součástí registračního čísla dokumentu. To lze pozorovat při sestavování inventáře, kdy se inventář uskutečňuje v továrně nebo v instituci.
• Vykonává úlohu odkazu při studiu organizační struktury instituce atd.
• V kancelářských pracích se považuje za základ pro soupis případů s trvalým nebo přechodným obdobím skladování a evidenci dokumentů.
• Používá se jako vzorek, schéma pro vytváření schránky a odkaz na použité dokumenty.

Dobrá znalost toho, co je v každé organizaci nebo instituci v podniku nezbytná nomenklatura a dovednosti při práci s ní. Nomenklatura by měla zahrnovat celou dokumentační činnost instituce.

Klasifikace nomenklatury

Nomenklatura má své vlastní normy a požadavky na návrh, nelze je porušovat. Jsou stanoveny ve speciálních metodikách a pokynech pro vedení záznamů.

Obvykle se rozlišují tři typy obchodní nomenklatury:

• Typické;
• Přibližné;
• Individuální, vyvinutá pro konkrétní organizaci.

Co je typická nomenklatura, je z názvu - z normativních dokumentů jasné, že stanovují složení případů používaných v organizacích stejného typu.

Příkladná nomenklatura má za cíl stanovit přibližné složení případů, které vznikly v kanceláři organizace, kde je tato nomenklatura distribuována. Takové vzorky vedení záznamů nejsou normativní, ale doporučují. Charakteristickým znakem je, že v dokumentech tohoto typu jsou uvedeny indexy.

Typické a vzorové kněžské nomenklatury jsou vyvíjeny vyššími organizacemi pro jejich podřízené organizace.

Individuální nomenklatura - vyvinutá speciálně pro určitou organizaci a při zohlednění zvláštností jejích činností. Typický nebo vzorový vzorek je odebrán do vzorku a v něm jsou provedeny nezbytné změny.