Papírování - co to je? vedení kanceláře a pro správu dokumentů

Úspěch operace mnoha organizací závisí na řádně postavené práce. Každý zaměstnanec, natož hlavu ještě víc, porozumět papírování. Co to je, jaké jsou jeho vlastnosti, hlavní typy, a že se bere v úvahu při organizování pracovní postup?

základní pojmy

Každá společnost, bez ohledu na jeho stav a počet zaměstnanců v běžném podnikání vyrábí a zpracovává velké množství dokumentů. Všechny z nich patří k organizační a administrativní dokumenty. Klíčové pojmy v této souvislosti zahrnují správu záznamů a správu dokumentů.

Volání aktivita papírování, která zajišťuje tvorbu úředních listin, jakož i organizovat práci s nimi. Na druhé straně, na základě dokumentu, který má rozumět činnost, která si klade za cíl organizovat pohyb dokumentů ve firmě od okamžiku, kdy byly vytvořeny nebo přijatého před ukončením práce s nimi (zaslat do vlastních rukou adresáta, dodání do archivu).

Často organizace kanceláře vybere jeden nebo více zaměstnanců, kteří dohlížet na proces.

Žádný podnik nemůže existovat nezávisle na právu. Že se upravuje vedení záznamů a papírování. Otázky v těchto oblastech rozhodnout sekretářky, archiváři a zaměstnanci personálního oddělení.

Kancelářská práce na základě údajů západku prostřednictvím vytvoření papírové či elektronické přístroje. V tomto ohledu je papírování to znamená, že pohyb dokumentu od okamžiku vytvoření až po realizaci. Pracovní postup lze rozdělit na vnitřní a vnější.

Vnitřní oběh dokumentů předložených v následujících etapách:

1. Vývoj souladu s projektovou dokumentací.
2. Harmonizace s vedením.
3. Podepsání dokumentu.
4. Doklad o registraci: datum a číslo (po zveřejnění dokumentu se považuje za přijata pro provedení).
5. Přináší informace o příjemci a kontroly.
6. Poprava.
7. Zveřejnění prováděcích smluvních dokumentech.
8. Zničení nebo archivace cenných papírů, jejichž termín vypršel.

Obrat zahraničního zahrnuje následující kroky:

1. Přijetí dokumentu v podniku.
2. Registrace obdržel dokumentaci (nutné pro kontrolu provádění dokumentů).
3. Nakládání s korespondenci: seznámení, provedení.
4. Registrační odpovědní v případě potřeby.
5. Tvorba archiv nebo zničení.

Správa dokumentů ve vztahu k věci:

• vzestupný spoj (z podřízené hlavy);
• downlinku (z hlav slave);
• horizontální (mezi podřízenými).

Každý pohyb každého dokumentu by měl být zaznamenán ve zvláštním registru. To může být kniha jízd, dokument, karty, e-zinu, atd.

kdo je odpovědný

Někteří zaměstnanci nemají ponořit do papírování. Co to je, je dobře vědoma tajemníka, protože to je jeho povinnost - dodržovat pracovní postupy v organizaci. Sekretariát je povinen plnit hlavní funkci poskytnutí dokumentů v kanceláři. S ohledem na tvar a funkce práce, kancelářské práce lze rozdělit na:

1. Centralizovaná. All sekretariát v jednom oddělení a je předmětem jediného šéfa. To může být starší sekretářka nebo recepční.
2. Decentralizované. Sekretářky, stejně jako ti zaměstnanci, kteří mohou vykonávat své povinnosti, pracovat v různých odděleních firmy a jsou podřízeny různým velitelům.
3. Smíšené. Často se nacházejí ve velkých podnicích. office organizace bude záviset na tom, jaký druh sekretariát obdržel.

V menších organizacích, funkce recepční může být provedena jakýmkoliv zaměstnancem, kterým tato povinnost je přiřazena buď hlava. Pokud se tyto funkce nejsou vysvětleny ve smlouvě zaměstnance ze zaměstnání, je nezbytné pro výkon jejich dodatku ke smlouvě o vydání, kde budou uvedeny, a mělo by uvádět výši odměny za plnění povinností úředníka.

instrukce

Bez ohledu na velikost firmy a její tvar hlavy by neměla zanedbávat existenci spisovenských manuálu.

Instrukce - není jen právní akt, který umožňuje zavést správu záznamů. Co je to? Jedná se o interní dokument společnosti, která je schválená pořadí vedení, které nemá datum vypršení platnosti.

Existují písemné doklady hlavní fáze pohybu, s ohledem na seznam úředníků, kteří mají podpisové právo určitého dokumentu jsou vzorové výplně a registrační formuláře.

HR outsourcing

Vezměme si HR outsourcingu. Co je to? Pokud vaše organizace provozuje nejméně jednu osobu, pak je to povinné infest příslušných dokumentů.

Pod HR outsourcingu pohybu pochopit konkrétní dokumenty související s prací aktivitou občanů. V častých případech, zavedení takového dokumentu se přiřadí zaměstnanci personálního oddělení. Musí akceptovat dokumenty z pracovníků, procesů a jejich uložení na regulovaných pravidla pokynů. Navíc jejich povinnosti zahrnují zpracování osobních údajů, včetně citlivé.

HR outsourcing je vedena odděleně od obecné, dodržování pravidel důvěrnosti.

optimalizace

Ve věku vyspělých technologií a výpočetní techniky, existuje mnoho firem, které nejsou malé, kteří nadále nosit papírové dokumenty. kancelářské dokumenty jsou stále zaznamenány v běžných časopisech a dopisy jsou poslány.

To znamená, že za prvé, kvůli neochotě zaměstnanců rekvalifikovat, a za druhé, ne každý má finanční podporu. Ale každý vůdce musí uvědomit, že mnoho investic do optimalizace v budoucnu mohla významně snížit náklady společnosti.