Nastavení úkolů SMART: příklady

Pokud jde o moderní odvětví, ať už se jedná o stavební průmysl, vzdělávací sektor nebo informační technologie, lze čelit projektové činnosti. Projektová aktivita umožňuje správné formulování úkolu, výběr cíle a zdůraznění důležitých aspektů, které směřují k celkovému průběhu práce správným směrem. V projektové činnosti je důležitou etapou nastavení cíle. Jednou z populárních a efektivních metod stanovení cílů je technologie SMART (SMART).

Co je úkol SMART?

Tato technologie pro vytváření cílů se již dlouhou dobu objevila a již se ukázala jako nejlepší. Díky této metodě je možné jasně formulovat úkol, zobecnit dostupné informace, vybrat podmínky a množství zdrojů. Každý manažer s vlastním respektem musí mít dovednosti při nastavování úkolů pro SMART.

SMART je zkratka, která znamená:

• Konkrétní - Specifické.
• Měřitelná.
• Dosažitelné - dosažitelné.
• Realistické - pragmatické (skutečné).
• Časované - Určeno časem.

Podrobněji analyzujeme jednotlivé komponenty.

Specifické - úkol by měl být specifický

Aby se zvýšila pravděpodobnost úspěšné realizace konkrétního projektu, je třeba stanovit konkrétní cíl. Ve skutečnosti se musíme v počáteční fázi rozhodnout, jaký bude výsledek. Ve specifikaci budoucího cíle pomáhá řada otázek skrytých za zkratkou 5W:

• Co? (Co?) - Co potřebuji, na jaký účel se snažím, co chci dosáhnout?
• Proč? (Proč?) - Proč potřebuji tento nebo můj tým / společnost?
• Kdo? (Kdo?) - Kdo bude pracovat na tomto úkolu?
• Kde? (Kde?) - Kde mám vykonávat tento úkol?
• Což? (Co?) - Jaké jsou požadavky a omezení, které budete muset čelit?

Je důležité pochopit: jestliže cíl je jeden, pak výsledek následuje jeden. Veškeré změny v plánu výsledků by měly mít za následek změny počtu cílů.

Měřitelná - úkol musí být měřitelný

Stanovení cílů a cílů SMART vyžaduje jasné pochopení toho, co představuje úspěšné dokončení tohoto úkolu. Měření úspěchu může být vyjádřeno určitým peněžním ziskem nebo zvýšením návštěvnosti webu, počtem diváků a podobně.

Abyste mohli lépe formulovat měřitelný úkol, měli byste se obrátit na sebe s následujícími otázkami:

• V jakém okamžiku bude cíl považován za vyřešen?
• Který z vybraných ukazatelů (výše výnosu, počet návštěv webového zdroje) má větší dopad na úspěch a naznačuje, že úkol byl dokončen?
• Jaká by měla být hodnota tohoto indikátoru tak, aby byl projekt nebo úkol považován za úspěšně dokončen?

Achevable - úkol by měl být dosažitelný

Nastavení úkolů pro SMART zahrnuje nastavení realistického úkolu, který může váš tým nebo společnost dosáhnout. Jedná se o nesmírně důležitý prvek systému SMART, protože má obrovský dopad na motivaci umělce. Nepřijatelné cíle jsou téměř nikdy nedokončeny. Opět ne snít a dodržovat skutečnost, měli byste spoléhat na zkušenost práce, na dostupnost určitých zdrojů. Je také nutné mít na paměti existující omezení.

Následující mohou sloužit jako omezení:

• Dočasný zdroj.
• Dostupnost investice.
• Počet zaměstnanců / výkonných umělců.
• Dostupné znalosti a zkušenosti (lidský kapitál).
• Přístup k nezbytným informacím.
• Schopnost vůdce plně kontrolovat pracovní proces.

Realistické - úkol by měl mít hodnotu

Stanovení úkolů pro SMART se liší svou přiměřeností, je důležité nejen předepisovat pracovní proces, ale také realizovat přesně ty cíle, které budou pro společnost významné. Musíte si vybrat cíle, které budou dlouhodobě užitečné a umožní týmu / firmě rozvíjet se.

Jednoduše řečeno, pokud cíl realizovaný nemá žádnou výhodu, není to SMART cíl a práce na něm je zbytečná.

Je důležité poznamenat, že nejen pragmatický prvek je důležitý, ale také kompatibilita cíle s realitou společnosti, zásadami exekutorů a celkovou rozvojovou strategií.

Časovaná - úkol by měl mít časový rámec

Systém pro nastavení úloh SMART ukládá řadu omezení výkonnému umělci včetně omezeného časového zdroje. Při sestavování takového úkolu je nutné stanovit lhůtu (lhůtu), která přesahuje automaticky, aby cíl / projekt selhal.

Toto omezení pozitivně ovlivňuje motivační složku a také usnadňuje kontrolu nad plněním úkolu.

Je samozřejmě nutné, aby se úkol sám, výpočet zdrojů apod. Vytvořil s přihlédnutím k časovým omezením. Jednoduše řečeno, čas potřebný k dokončení úkolu musí být korelován s nastavenými termíny.

Nastavení úkolů SMART: Příklad

Zde je jeden vizuální vzorek.

Předpokládejme, že zaměstnanec společnosti vyrábějící trubky (nazýváme ji Lena) obdržela velkou objednávku od jednoho ze zákazníků, protože Lena zkontrolovala databázi dostupnosti zboží, souhlasí s tím, že ji doručí klientovi. Po určité době zákazník volá Lena a prohlašuje, že množství zboží neodpovídá dohodnuté částce. Stalo se tak proto, že další zaměstnanec předal hodinu předtím jiným zákazníkům.

Takovou zvědavost by se dalo vyhnout, kdyby Lena pracovala na schématu SMART:

• S - Lena jasně tvoří objednávku, zjistí, co klient požaduje.
• M - Lena určuje množství potřebného zboží, které by měl klient obdržet.
• A - Lena koordinuje objednávku s klientem i se zaměstnanci společnosti. Například, mohla zavolat do skladu a ujistit se, že pro zákazníka bude dostačující čas.
• R - provedené akce by pomohly zajistit, že úkol je proveditelný a nebude pro společnost vytvářet problémy.
• T - Na základě získaných informací by bylo možné určit reálný časový rámec.

Stanovení úkolů pro SMART by tak zaměstnanci pomohlo realizovat koncipovanou smlouvu, aniž by byla ohrožena důvěryhodnost společnosti.

Technologické cíle SMART v každodenním životě

Dovednosti pro nastavení úkolů na SMART mohou být užitečné v každodenním životě, protože struktura projektových aktivit může být použita pro jakýkoli účel.

Představte si, že někdo vystřelil touhou učit se cizí jazyk, protože to předpokládá slibnou práci jako tlumočník.

• S - Osoba jasně utváří svůj cíl: učit se danému jazyku. Ví, že bude pracovat sám, ví, že tato dovednost mu umožní dobrou práci. On také ví, s jakými obtížemi je tento proces spojen a kde začít.
• M - Jak měřit znalosti jazyka? V tomto případě může přítomnost certifikátu sloužit jako měřítko. Podobný certifikát je možné získat mezinárodními zkouškami.
• A - Je to dosažitelný cíl? Ano. Osoba má spoustu volného času, přístup k internetu, možnost chodit na kurzy a finanční prostředky na tyto kurzy.
• R - Existuje nějaký užitek pro tento úkol? Ano. Z takové dovednosti, jako je vlastnictví cizího jazyka, můžete těžit.
• T - Aby člověk nemohl nechat ujít třídu a nepsat, může dát určitý časový rámec, například rok. Tentokrát stačí získat potřebné dovednosti.