Počítačové účetnictví: co, kde, kdy?

Každý podnik dříve nebo později čelí potřebě inventarizovat počítače a další zařízení, které má tento podnik a který poskytuje jeho práci. Automatizace počítačového účetnictví v síti je dosažena pomocí profesionálního specializovaného softwaru. Ale od té doby, kdy je trh doslova naplněn softwarem různých funkcí a různých cenových kategorií, se manažeři ocitnou v obtížné volbě mezi desítkami navržených řešení. Doufáme, že tento článek vám pomůže udělat správnou volbu.

Především by počítačový účetní program měl odpovídat na tři otázky: Co? Kde? Kdy? Jinými slovy, správce systému by měl vědět, jaké vybavení má podnik, kde se nachází a co se s ní děje.

1. "Co?": Program by měl být schopen automaticky přijímat informace o počtu počítačů nainstalovaných v podniku a jejich složení se schopností určit sériová čísla hardwarových součástí a licenčních čísel všech programů nainstalovaných v klientských počítačích.

2. "Kde?": Účtovací program by měl umožnit správci systému rozdělit seznam počítačů v organizaci do skupin , například v závislosti na jejich umístění. Tato funkce je důležitá zejména u velkých společností s komplexní síťovou architekturou a mnoha kanceláří a poboček.

3. "Kdy?": Počítačový účetní program by měl být schopen správně spravovat historii všech detailů nebo programů dostupných v síti . Ať už došlo k výměně jednoho paměťového pruhu za jiný, zda byly místa na místě přesunuta , zda byl antivirový program aktualizován včas - všechny změny by měly být zaznamenány a zaznamenávány. A protože počítačové vybavení je náchylné k častým výměnám, je tato funkce důležitá pro společnosti jakéhokoli typu a měřítka.

To jsou tři hlavní aspekty, které musíte věnovat pozornost při výběru počítačového účetního programu v podniku. Kromě toho existuje několik dalších funkcí, které budou velmi užitečné v podnicích všech stupňů.

Nejprve je schopnost vytvářet přehledy rychle a v různých formátech (.doc, html, xls, pdf, csv, xml, txt ...). Zprávy jsou hlavním nástrojem IT manažera. Nedostatečná schopnost nezávisle třídit shromážděná data a rychle generovat pohodlné zprávy může překonat všechny výhody programu.

Za druhé, rozhraní hraje důležitou roli. Měli byste si jasně uvědomit, že musíte s tímto programem pracovat, proto musíte být intuitivní a uživatelsky přívětivý pro vás. Program by měl poskytovat nejrychlejší přístup k potřebným informacím o parametrech zařízení.

Zatřetí je důležité, aby správce systému věděl nejen to, jaké programy jsou nainstalovány na každém z uživatelských počítačů, ale také sledovat dostupnost licencí pro software používaný zaměstnanci. To pomáhá zabít dva ptáky jedním kamenem: umožňuje vám aktualizovat licence na již zakoupený software včas a pomáhá zabránit použití nelicencovaného nebo napadeného softwaru, který je podle článku 146 trestního zákona potrestán zákonem. Zde je třeba poznamenat, že každá položka v seznamu softwaru musí být potvrzena příslušnými platebními doklady potvrzujícími její právo používat. Dokumentace by měla být k dispozici kdykoliv.

Přístup k problému výběru počítačového účetního programu v organizační síti musí být pečlivě a úmyslně, vážit všechny výhody a nevýhody. Pouze v tomto případě získáte nástroj, který optimálně řeší vaše problémy.